▲ 유영조 총무이사

세무사사무소는 세무신고 및 상담업무의 특성상 수임업체의 개인정보를 많이 취급하고 있다. 지난해 홍보와 계도기간을 거쳐 4월부터 본격 시행되고 있는 개인정보보호법과 관련하여 회원사무소에서는 어떤 점에 주안점을 두고 준비해야 하는지 유영조 총무이사로부터 들어본다.

 

- 개인정보의 범위는 어디까지 인가요?

개인정보는 개인에 대한 정보로서 성명, 주민등록번호 등을 통해 개인에 관한 사항을 알아볼 수 있는 모든 정보를 말합니다.

 

- 왜 세무사사무소에서 개인정보보호법이 중요한 건가요?

세무사사무소는 업무 특성상 세무상담 및 신고대리를 위해 납세자의 개인정보에 대한 취급이 많습니다. 이를 법에 규정된 방법대로 보관하지 않고 방치할 경우 개인정보가 유출될 수 있으며, 이는 개인정보보호법의 본격적인 시행에 따라 책임이 상당히 무겁습니다.
 개인정보를 수집하여 이용할 경우에는 법의 취지대로 반드시 정보수집 대상자로부터 동의서를 받아두어야 합니다.

- 개인정보 수집동의서를 받지 않고 정보를 수집할 경우에는 어떻게 됩니까?

개인정보보호법에서는 동의를 받지 않고 정보를 수집할 경우 1000만원의 과태료를 부과하며, 시정하지 않을 경우 2배의 과태료를 추가적으로 부과하도록 하고 있습니다.

 

- 개인정보 수집을 하려면 어떤 절차를 통해서 동의를 받아야 하나요?

우선 개인정보를 수집하기 위해 ‘개인정보수집·이용(제공)동의서’를 작성하여 정보를 수집하고자 하는 대상들에게 자세히 알리고 동의를 받아야 합니다. 개인정보를 수집할 때는 목적에 필요한 최소한의 정보만 수집해야 하며, 개인정보 수집 및 이용 목적, 수집항목, 개인정보 보유 및 이용기간 등을 동의서에 반드시 기재하여야 합니다.

 

- 개인정보보호를 위해 고가의 장비나 전문업체의 솔루션을 구비해야 한다는 이야기를 자주 듣습니다. 꼭 설비투자를 통해서 개인정보를 보호해야 하나요?

전문적으로 24시간 홈페이지 서비스를 제공 중인 곳이나 중요 데이타의 보관서비스를 제공하는 업체들에서는 고가의 보안장비나 전문 솔루션을 구비하여 개인정보보호를 준수하도록 합니다. 하지만, 우리 회원 사무소처럼 규모가 작은 곳에서는 이런 고가의 설비를 구축하려면 경제적으로 상당히 부담스럽습니다. 주무부처인 행정안전부에서도 장기적으로 보호조치를 위한 솔루션 도입비용을 지원하거나, 백신소프트웨어를 무상으로 제공하는 등 다양한 지원방안을 계획하고 있다고 합니다.
우리 회원사무소에서는 우선적으로 개인정보보호 준수를 위한 보호의무를 충실히 이행함으로써 개인정보가 악의적으로 유출되는 것을 방지하는 것이 무엇보다 중요합니다.

 

- 개인정보보호 준수를 위한 보호의무 이행하기 위한 구체적인 방법은 무엇입니까?

세무사 사무소에서는 행정안전부의 ‘개인정보의 안정성 확보조치 기준 및 해설서’ 표준지침을 참고하여 준비하면 큰 도움이 될 겁니다.
개인정보보호를 위해서는 크게 관리적보호조치, 기술적보호조치, 물리적보호조치로 구분되며, 그 세부적인 사항을 살펴보면
관리적 보호조치에는 개인정보보호를 위해 내부관리계획을 수립하고 개인정보를 취급하는 직원들에게 정기적인 교육을 실시하는 겁니다. 정보를 취급하는 직원들에게 보호서약서를 받아두는 것도 필요합니다. 또한, 개인정보보호 책임자를 지정해 두는 것도 필요합니다. 규모가 작은 경우에는 따로 지정하지 않고 세무사님이 직접 하셔도 됩니다.
기술적 보호조치에는 첫째, 개인정보를 취급할 수 있는 이용자를 지정하고 접근 인증절차를 내부적으로 규정합니다. 둘째, PC에는 최신 백신SW를 업데이트 하여 관리하고, 셋째, 여러 사람이 함께 사용중인 서버 또는 컴퓨터 공유폴더에 개인정보를 보관하지 않는 것입니다. 넷째, 개인정보가 수록된 파일에는 반드시 암호를 설정하여 인가자만 사용이 가능하도록 보관합니다. 다섯째, 개인정보를 이용한 경우에는 어떤 사용자가 어떤 이유로 이용했는지 기록하여 보관하고 관리하는 것입니다. 여섯째, 사용목적이 끝난 개인정보는 반드시 파쇄 또는 파기합니다.

물리적 보호조치는 개인정보를 안전한 장소에 잠금장치를 이용하여 보관하고, 취급인가자만 접근이 가능하도록 관리하는 것입니다.

 

- 개인정보보호를 위해 전문위탁업체에 모두 위탁하면 세무사사무소는 개인정보보호에 대한 책임을 피할 수 있는 것 아닌가요?

개인정보보호는 개인정보를 수집하고 이용하는 개인정보 수집자에게 1차적인 책임이 있는 겁니다. 데이타를 전문으로 보관하는 업체나 서버관리업체에 위탁을 했다 하더라도 개인정보가 유출될 경우 개인정보를 수집한 회원 사무소에서 총괄적인 책임이 있는 것입니다. 전문업체에 위탁하였다 하더라도 개인정보 유출에 대해 책임이 면피되는 것은 아닙니다.

 

- 마지막으로, 회원들에게 당부하고 싶은 사항이 있습니까?

세무사 사무소 특성상 대부분의 회원사무소가 개인정보를 수집하고 이용하고 있습니다. 아무쪼록 보호의무를 성실히 이행하여 개인정보 유출로 인한 피해가 없도록 각별히 주의하여야 하며, 보다 세심한 준비를 위해 개인정보보호를 위한 개정사항에 대해서도 관심을 가져야 합니다. 세무사회에서는 개인정보보호에 관한 개정사항들이 있을 경우 홈페이지와 세무사신문에 지속적으로 안내할 예정이니 회원 여러분의 많은 관심 바랍니다.

 

세무사신문 제578호(2012.4.16)