황 영 현 조세연구소 연구원(박사)

Ⅰ. 세무사를 업무대행신고자로 지정한 의미

국민건강보험법 상의 신고의무자는 ‘사업장 사용자’이다. 따라서 ‘사업장 사용자’를 대리한 세무사의 ‘대리신고’를 인정되지 않기 때문에 세무사사무소는 수임한 기장대리사업자의  명의로 서면 신고할 수밖에 없었고, 우편제출의 불편함을 해소하기 위하여 팩스에 의한 전송으로 해결하였다.
이에 세무사회는 세무사를 업무대행 사용자로 인정하여 세무사도 4대보험신고를 전자신고 할수 있도록 건의하는 등 모든 노력을 다했다. 그리하여 국민건강보험공단은 세무사를 업무대행사용자로 인정하여 4대보험신고를 전자신고 할수 있도록 하였다.
물론 국민건강보험법상에 규정되어 그 자격을 인정받은 것은 아니지만, 주무관서에 의해 건강보험업무가 세무사에 의해 대행신고 되고 있음을 인정한 결과이고, 세무사법에 의한 고유 업무는 아니지만 회원사무소의 수행업무임을 인정받았음에 의의가 있다. 회원 간 경쟁 때문에 무상 대행할 수밖에 없었던 측면도 있기 때문에 보다 철저한 업무숙지를 통해 거래처의 경리업무 외에 급여(총무)업무 아웃소싱으로 확대가 기대된다.  

Ⅱ.  건강보험공단 웹EDI 상의 업무대행 절차

1. 용어의 정의

가. 업무대행기관 사업자(세무사, 세무법인 등 회원사업장)
→ 건강보험 적용 사업장(세무사, 노무사) 중 건강보험 공단에 웹EDI를 통하여 업무대행기관 지정 신청 후 승인받은 사업장
나. 위임사업장(회원에게 기장 등을 위임한 거래처)
→ 지정 승인된 업무대행기관에서 공단 웹EDI를 통하여 위임 신청 후 승인된 사업장
※ 위임신청 승인조건
조건1) 위임신청 사업장은 건강보험 홈페이지에 사업장 회원으로 가입이 되어 있어야 함
조건2) 위임 신청 시 상시 근로자 수 30인 미만 사업장
조건3) 위임 사업장의 관할 지사에서 유선을 통하여 위임 관계 확인 후 승인 처리
다. 건강보험 공단에 웹 EDI : 국민건강보험공간 홈페이지 상 웹EDI 서비스
라. 이용사이트→건강보험증 신고 / 공인인증서 등록 / 사회보험 징수

2. 업무대행 절차 개시

(1) 업무대행기관 지정신청
회원사무소 공단 홈페이지 가입 → 회원 공인인증서 등록(기존의 홈택스용이나 금융기관용 가능) → 웹EDI접속 → [관할 공단지사] 건강보험 EDI 업무대행기관 지정 신청서(별지 제1호 서식)작성하여 웹상에서 제출하여 지정신청→지체없이 승인여부 결정· 통지(회원임이 확인되고 과거 지정 취소된 경력이 없다면 바로 승인) → 웹상에서 ‘건강보험 EDI 업무대행기관 지정 승인·불승인 통지서(별지 제2호 서식)’를 확인할 수 있음 → 출력하여 사무실에 게시할 필요 있음
※ 단, 업무대행 사용자가 되려는 회원 사무소는 ‘사업장 사용자’로 건강보험공단 홈페이지에 가입된 사업자여야 함
따라서, 직원이 없는 1인 세무사 사무소나 고용된 직원이 없는 가족만으로 구성된 회원사무소는 국민건강보험법 상 ‘사업장 사용자’가 아니라 ‘지역가입자’이므로 ‘업무대행기관’이 될 수 없다. 이는 세무사사무실에 기장을 위임한 거래처의 업무처리전산화를 위해 도입된 제도이기 하지만, 업무대행기관으로 신청한 자가 적격 자격사인 세무사인지, 노무사인지를 별도로 건강보험공단 자체에서 확인할 방법이 없기 때문이다.

(2) 위임사업장(거래처 사업장)의 건강보험업무 위임절차
→ 위임(거래처)사업장의 건강보험공단 홈페이지 가입(회원사무소에서 가입신고대행)
→ 거래처로부터 ‘건강보험 EDI 업무대행 위임장(별지 제6호 서식)을 수취
→ 건강보험 EDI 업무대행 위임 신청서(별지 제5호 서식) 신고(거래처로부터 수취한 ‘건강보험 EDI 업무대행 위임장(별지 제6호 서식)’를 스캔하여 첨부)
→ [관할공단지사] 위임사업장(거래처 사업장)에 전화 확인 후 웹상에서 승인 또는 불승인 통지(건강보험 EDI 업무대행(승인·불승인) 통지서(별지 제7호 서식)
→ 위임사용자(거래처)에 대해서는 건강보험공단 지사에서 우편/팩스로 통지함
상시 근로자가 30인 미만인 수임사업체는 모두 수임 보고하듯 위임신청을 함

3. 건강보험 EDI 업무대행 신청서(별지 제6호 서식) 상의 법적 책임

건강보험 EDI 업무대행 신청서(별지 제6호 서식) 의 “민법 제114조(대리행위의 효력)의 규정에 의하여 위와 같이 건강보험 EDI 업무대행 위임 및 대리인의 제반 업무처리 사항의 법적 책임과 개인 정보 유출로 인한 손해 배상 등의 책임”이란 문구의 의미는 민법상 대리인으로서의 선량한 관리의무에 대한 책임과 업무를 대리하는 과정에서의 ‘개인정보보호법 위반행위’에 대한 책임을 말한다.
이는 비단 사회보험업무대행만의 문제는 아니며 회원사무실에서 수행되는 모든 업무에 해당되는 사항이다.
아울러 세무사는 물론이고 사무직원에 의한 책임도 세무사가 져야하므로 6개월 마다 주의 의무를 상기시킬 필요가 있다.
국민건강보험법 상의 제재에는 업무정지(제98조)와 과징금(제99조)이 있다.
하지만 요양기관이 거짓행위나 속임수로 이용자에게 피해를 입힌 경우와 보건복지부장관의 국민건강보험법상에 의한 정당한 명령에 위반한 경우 및 허위보고에 대해 제재가 가능하나 업무대행 사용자에 대해서는 처벌규정이 없으므로, 고용보험 및 산재보험의 사무대행기관이 부담하는 책임은 없다.

4. 기타 유의사항

(1) 거래처직원의 개인정보 보호를 위한 대비
기존 거래처인 경우 건강보험 EDI 업무대행 위임장(별지 제6호 서식)을 받을 때, 신규 거래처인 경우 기장대행계약 시에 건강보험 등 사회보험 업무대행에 따른 거래처직원의 개인정보 사용을 위임한다는 동의를 거래처로부터 받아 보관해야 한다.

(2) 사무직원에 대한 관리 감독의 일환
개인정보유출을 방지하기 위한 교육을 실시하고 보안서약서(별지 제10호 서식)를 받아 둬야한다.

(3) 다른 업무조회 문제
월별 급여대장 작성요구에 따르기 위해서는 거래처 직원 전체에 대한 월별 보험료 부과상황을 알 필요가 있고, 연말정산을 위해서는 인별 연간보험료납부상황을 조회해야 한다.
그러나 건강보험공단 입장에서는 제3자에 대한 개인정보유출문제가 제기되는 관계로 원칙적으로 업무대행기관에게는 조회할 수 없도록 하고 있으나, 거래처 대표가 인감증명을 첨부하여 업무대행기관에게 조회할 수 있는 권한을 요청 할 때는 조회가 가능할 것으로 예상된다.
따라서 기간을 정하여 거래처인 사업장사용자가 건강보험공단 각 관할 지사에게 해당부분 조회를 세무사에게 허용해주도록 신청을 유도해야  한다.
 
Ⅲ. 업무대행기관 및 위임업무 해지에 관한 사항

1. 업무대행기관의 해지

(1) 세무사가 업무대행기관 해지를 원할 경우
업무대행기관이 지정을 해지하고자 할 때에는 지체없이 건강보험 EDI 업무대행기관 지정 해지 신청서(별지 제3호 서식)를 웹 EDI를 통하여 관할 공단 지사에 제출하여야 한다. 
   
(2) 건강보험공단이 직권으로 해지하는 경우
업무대행기관이 허위 기타 부정한 방법으로 지정을 받은 경우, 개인정보 유출 등이 발생한 경우에는 공단에서 직권으로 지정을 해지할 수 있다.

(3) 업무대행기관 해지의 통보
공단 관할 지사장은 지정을 해지한 경우 건강보험 EDI 업무대행기관 지정 해지 통지서(별지 제4호 서식)를 지체없이 업무대행기관에   통지하여야 한다.
 
2. 위임업무 해지

(1) 업무대행기관의 위임 해지 신청
가. 업무대행기관은 웹 EDI를 통한 대행신고 업무에 관한 위임 관계가 종료로 해임하고자 하거나, 착오신고로 해지하고자 할 경우, 지체 없이 공단에 해당 사실을 웹 EDI로 건강보험 EDI 업무대행 해임 신청서(별지 제8호 서식)를 제출하여야 한다.
나. 공단 관할 지사장은 신청서를 제출받으면 그 사실여부를 확인한 후 건강보험 EDI 업무대행 해임 통지서(별지 제9호 서식)를 사용하여 다음 각 호의 구분에 따라 통지하여야 한다.
1. 업무대행기관 : 웹 EDI를 통하여 송부
2. 위임 사용자 : 우편 또는 팩스로 송부

(2) 업무대행기관이 위임해지를 하지 않은 경우
가. 위임 사용자는 착오신고 또는 위임해지 사유가 발생하였으나 업무대행기관이 위임해지시고를 하지 않을 경우 미이행 등의 사유로 공단에 건강보험 EDI 업무대행 해임 신청서(별지 제8호 서식)를 팩스나 우편 등으로 신청하여야 함.
나. 공단 관할 지사장은 신청서를 제출받으면 그 사실여부를 확인한 후, 건강보험   EDI 업무대행 해임 통지서(별지 제9호 서식)를  사용하여 위임 사용자에게 팩스나 우편 등으로 통지하여야 한다.

Ⅳ. 건강보험업무 업무대행 수행

1. 위임 사업장의 업무 수행절차

(1) 공인인증서 로그인
등록한 세무사 공인인증서로 로그인한다.

(2) 위임사업장 검색
건강보험공단 홈페이지에서 위임사업장 리스트를 검색하여 업무 처리해야할 거래처를 거래처명 또는 사업장관리번호로 선정한다.
 
(3) 건강보험 등 자격취득신고 등
국민건강보험 웹EDI에서 직접 자격취득신고서를 작성하거나, 세무사 사무소 회계프로그램 중 사회보험프로그램의 해당란에서 작성한 자격취득신고서를 엑셀자료로 변환한 후, 건강보험공단 해당 사이트의 ‘데이터 올리기’기능을 이용하여 올린 후 신고한다.
국민건강보험 웹EDI에서 직접 자격취득신고서를 작성하면 간단하나 그럴 경우, 거래처 직원의 인적사항(부양가족포함)을 회계프로그램 상에서 원천징수 및 연말정산 목적으로 입력하였는데, 또 다시 건강보험공단 홈페이지 웹EDI상에서도 입력해야하는 번거로움이 발생한다. 이를 개선코자 ‘데이터 올리기’기능을 도입했지만, 더존 프로그램의 경우 보수총액신고 외에는 엑셀자료 변환이 되지 않는 것으로 파악되어 조속한 시일 내에 엑셀자료변환 내지는 엑셀자료 변환 없이 회계프로그램상의 사회보험란에서 작성된 취득신고서가 적정하게 작성되었는지 확인을 위한 ‘마감’작업을 통해 곧 바로 신고될 수 있도록 하는 방안과 이렇게 마감된 거래처가 여러 곳인 경우 한꺼번에 전자신고 할 수 있도록 지속적으로 개선건의가 필요한 부분이라 생각된다. 다만, 보수총액신고서의 경우 건강보험공단은  일괄 신고에 대해 긍정적으로 보고  있으나 업체별 월별 취득신고를 마감 한 후 일괄 신고하는 것에 대해서는 프로그램의 복잡한 수정과정에 비해 실효성이 없다고 판단하고 있다.

2. 근로내역확인서 및 자격상실신고서의 처리

(1) 일용근로자의 경우
상시근로자의 경우와 달리 일용근로자 경우는 보험자격취득신고와 상실신고가 거의 동시에 일어나기 때문에, 이를 감안하여 하나의 자료로서 신고하도록 한 서류가 근로내역확인서이다.
일용근로자의 경우 통상적으로 건강보험 자격취득신고 대상은 아니다.
그러나 고용보험법은 고용보험료 부과대상으로, 또는 실업급여 지급 대상에 해당하는지 여부를 판단하기 위하여 일용근로자에 대한 근로내역확인서를 파악하고 있다.
이 과정에서 자격취득 및 상실신고의 기한 내 신고여부를 다루게 된다.
「고용보험과 산재보험의 보험료 징수 등에 관한 법률」(이하 ‘보험료징수법’이라 한다)에 의한 과태료 부과규정과 이에 따른 고용노동부 과태료 부과기준에 따르면, 현재는 5인 이상의 사업장인 경우 3개월 이상 지연되면 과태료가 부과되고 있고, 2013년 1월 이후에 접수된 신고서의 경우 5인 미만의 사업장이 3개월(5인 이상인 사업장인 경우 1개월) 이상 지연 보고하면 과태료가 부과되며, 2013년 7월 1일 이후 접수되는 신고서의 경우 모든 사업장에 대해 신고지연이 1개월 이상이면 과태료가 부과되기에   보다 각별한 관리가 필요하다.
특히 일용근로자에 대한 일용근로소득지급명세서가 분기 말의 익월말일(4/4분기의 경우 다음연도 2월 말일)까지 전자신고 하면 되는 관계로 그동안 분기별로 체크하던 관행을 바꾸어서 매월 일용근로자 소득의 발생여부와 신고여부를 체크해야한다.
결산 시에 증빙부족분을 잡급으로 처리하도록 거래처에서 요구하는 경우에는 잡급처리에 따른 산재보험료 부과와 지급조서 지연 및 기한 후 제출에 따른 가산세외에 보험료징수법 상의 과태료가 과징됨을 반드시 언급하고 확인서를 받아둘 필요가 있다. 
  
(2) 이직확인서
자격상실신고로 대체될 수 있으나 이직 자가 실업급여 수급자격자인 경우 별도의 ‘이직확인서’를 관할 고용센터에 제출하여야 한다.
이직확인서 제출지연에 따른 과태료 등의 제재사항은 없으나, 지연 제출하게 되면 실업급여수급자격 인정일이 늦어지게 된다.
그러나 이직확인서의 기재내용 중 근무 직종이나 이직사유가 실제와 다르거나 허위인 경우에는 과태료 부과의 대상이 된다.
과태료 부과 대상에는 ‘사업주’와 ‘사무대행기관’이 모두 해당되지만, 보험료징수법상의 사무대행기관이 아닌 세무사의 경우에도 사업주를 대신하여 제출한 서류에 허위 거짓내용이 있을 경우, 책임소재를 따지는 상황이 벌어질수 있다.
따라서 거래처 직원의 말에 의존하여 보고할 것이 아니라 반드시 거래처 대표자의 확인서면(팩스 수신)에 근거하거나 최소한 거래처 사장과 통화를 한 후에 신고하는 습관을 가져야 할 것이다.
고용센터에서 전 근무처 사업주에게 전화하여 ‘이직사유’를 직접 확인하기도 한다.

Ⅳ. 맺음 말

이 글은 지난 달 15일부터 시행되는 국민건강보험법 상의 보험자격관련 성립 및 취득 신고를 웹EDI 상에서 업무대행 사용자가 업무대행 신고를 할 수 있도록 세무사(세무법인 포함)에게 업무대행기관으로 인정하는 제도를 실시함에 따라 제도시행의 취지 및 대행절차에 대해 10월 16일자 세무사신문 및 전 회원에 대한 회원공지 공문발송과 홈페이지 회원게시판의 ‘자료실’에 건강보험공단에서 시행 중인 업무처리기준 및 과정을 조회할 수 있도록 하였으나, 미흡하다는 회원의 요청에 따라 자세히 설명하고자 하였다. 다만 지면 관계상 싣지 못한 업무흐름 등에 대해서 파악하고자 하는 경우 본회 홈페이지 세무사전용→ 회원게시판 → 자료실에서 국민건강보험 웹EDI 관련 자료를 참조하기 바란다.

 

 

세무사신문 제591호(2012.11.1)